COLUMN
2016.07.26

「時間がない」はもう終わり。「インバスケット思考」で未処理案件を劇的に片付ける

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日々の業務に忙殺され、「時間がない」が口癖になっていませんか?

新人の頃はまだしも、役職が上がり、リーダーやマネージャーという立場になると、毎日様々な業務が舞い込んでくることと思います。そういった業務に 逐一追われ、気がついたら1日が終わっていたなんてことも。

そんな、日々のタスクに追われている方にオススメなのが、「インバスケット思考」という思考法です。「インバスケット」とは、まだ対応できていない業務が溜まった「未処理箱」のことを指します。この未処理箱の中身を効率よく片付けていくための思考法が「インバスケット思考」なのです。

今回は、このインバスケット思考を通じて未処理の業務を片付けていくためのヒントをご紹介します。毎日、手のつけられない仕事が溜まっていく一方だという方は、参考にしてみてください。

マネージャーは今こそインバスケット・トレーニングを始めよう

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インバスケット思考を身につける「インバスケット・トレーニング」は、限られた時間の中で架空の人物になりきってタスクに対応するトレーニングで、迅速で正確な業務処理能力が養われます

もともとはアメリカ空軍の教育訓練法として成立したものですが、現代ではビジネスパーソン向けにブラッシュアップされ、特に業務量が多いマネージャー層を対象としたトレーニングとして広く採用されています。

では次章より、インバスケット思考において特に重要となる2つのポイント、「優先順位決定」「問題発見力」について掘り下げていきましょう。

「優先順位決定」——緊急度と重要度の2軸で管理

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ご存知の方もいるとは思いますが、未処理のタスクを効率よく片付けていくためにはタスクごとの「優先順位の決定」が欠かせません。極端な例を挙げれば、お得意先からのクレーム対応より細かなオフィス用品の購入を優先する方はいないでしょう。

ただ、現実はこのようにわかりやすい例ばかりではありませんし、知らず知らずのうちに優先順位のつけ方を間違っている場合も多いのです。ここで、優先順位のつけ方の例として世界中でベストセラーとなったビジネス書、『7つの習慣』でも使われている時間管理マトリクスを見てみましょう。

下の図は「緊急度」「重要度」の2軸でタスクを分類したもので、4つの領域を持っています。

第Ⅰ領域(緊急かつ重要):締め切りが近いタスクや、突然の事故や災害への対応、クレーム処理など。
第Ⅱ領域(緊急ではないが重要):人間関係作りや、準備・計画。
第Ⅲ領域(緊急だが重要ではない):多くの会議や、意味のない電話・メールへの対応。
第Ⅳ領域(緊急でも重要でもない):暇つぶしや世間話。

私たちが陥りがちな間違いは、「緊急度」ばかりに気を取られ、第Ⅰ領域や第Ⅲ領域の対応に追われてしまうことです。しかし、それでは常に緊急のタスクばかりに追われて、心が落ち着く暇もありません。時間がいくらあっても足りないという感覚を持ってしまうでしょう。

しかし、この時間管理タスクにおいて、最も重視して取り組むべきは、第Ⅱ領域なのです。何故なら、第Ⅱ領域の「緊急ではないが重要」なタスクは、時間の経過とともに、必ず第Ⅰ領域に移り「緊急かつ重要」なタスクになるからです。

例えば普段から部下育成をしっかりしていれば、部下が原因となるクレームは最小限に抑えられるはずです。また、猶予があるうちに業務に取り掛かっていれば、締め切りが近いからと焦ることもなくなるでしょう。

自分の業務を見つめ直し、「緊急だが重要でない」タスクを減らし、「緊急ではないが重要」なタスクを増やすことを意識してみましょう。

「問題発見」——現状と理想を見極める

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続いて、インバスケット思考で最も重要だと言われる能力、「問題発見力」について説明します。ここで言う問題発見力とは、重箱をつつくように確認して単にミスやトラブルなどを見つけ出す力のことではありません。それよりも、現状を正しく把握して問題を自ら設定する力のことを「問題発見力」と言います

そもそもビジネスにおける問題とは、「あるべき姿」と「現状」とのギャップにあります。優秀な人材が活躍する組織という「あるべき姿」に対して人材不足という「現状」があれば、それは採用において問題があるということでしょう。

したがって、問題を見つけるためにまずは現状を正しく認識することから始めましょう。お客様から受けたほんの小さなクレームや、チーム内コミュニケーションでのちょっとした違和感……。些細なことであっても見逃さないことが重要です。

また、「あるべき姿」を見つけるために大切なのが、成功している他社やチームを知ることです。社外の人間との会話や読書を通して、自社には何が足りないのか研究しましょう。

例えばGoogle社の社内制度を記した『ワーク・ルールズ!』や『ピクサー流 想像するちから』など海外企業の事例や、京セラ創業者である稲盛和夫氏の著書など、学ぶべき先人はたくさんいるはず。

まず、世で言われている「成功」が、どのような組織作りや制度を基盤としているかについて知識を獲得しましょう。

終わりに

日々溜まっていくあなたの「未処理箱」を片付ける、インバスケット思考。タスクの量が膨大なマネージャーなら、ぜひ身につけておきたい考え方です。まず「優先順位決定」「問題発見」という二つのポイントを身につけ、スマートなビジネスパーソンへの一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。

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