COLUMN
2016.08.16

まだ印刷で消耗してるの?手間と費用が省けるペーパーレス会議を始めるための4つのステップ

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どんな会議にも資料は必要不可欠。しかし、その資料に「紙」を使用している場合、会議の前後で悩みを抱えている会社は多いのではないでしょうか。

紙の資料を準備するまでにはプリントアウトなどに多大な時間や労力が必要となり、用紙代などの製作コストもバカにできません。さらに、会議の内容によっては一人分だけでかなり分厚くなり、持ち運びに苦労することも。

そういったデメリットを回避するために、近年では「紙」を使わない「ペーパーレス会議」を導入する会社が増えてきています。ですが、「紙」を使った会議から移行する場合、気を付けなければいけないポイントがいくつかあります。

そこで今回は、これから社内にペーパーレス会議システムを取り入れるまでに必要な4つのステップを紹介します。

そもそも「ペーパーレス会議」のメリットって何?

まずは、「ペーパーレス会議」を始めることで得られるメリットを確認していきましょう。

1.コスト削減
用紙の印刷コストはもちろん、資料作成に携わるスタッフの作業コストも大幅に削減することができます。

2.カラー表示
「紙」による資料作成で色を付ける場合はインクにもコストがかかりますが、お金をかけずに表やグラフをカラー表示にすることが可能となります。

3.簡単操作
現在、iPadを利用することによる「ペーパーレス会議」が普及してきており、iPadならではの初心者にも優しいマニュアルのいらない簡単操作を実現します。

4.資料の情報漏えい防止
iPadを利用することで、資料を残さない設定や持ち出し制限をかけて資料の独り歩きを抑制し、情報漏えいの防止をすることができます。

このように、ペーパーレス会議システムはコスト面だけでなく、情報漏えい対策の強化や会議進行の際にも大きく役立つものなのです。

STEP1:「ペーパーレス会議」の利点を全体に周知させる

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まず、「ペーパーレス会議」をスムーズに導入するために、会社全体にその良さを知ってもらう必要があります。ペーパーレス会議システムのメリットは、上記で紹介したように用紙などの印刷コスト削減や、会議資料の事前準備にかかる手間の軽減にあります。そういった様々な利点を経営層だけでなく従業員全員に認識してもらいましょう。

しかし、何か新しいことを始める際に「不安だなぁ」と思う人もいるはず。そこで、「ペーパーレス会議」によってもたらされる効果は実際にどのくらいなのか、どれほど実現できるのかという具体的に計算した数値を他社事例を交えつつ提示してみましょう。これまでペーパーレスにした実績として、以下のような効果が実証されています。

例1:アサヒグループホールディングス株式会社
年間でおよそ40,000枚の用紙削減に成功。また、参加メンバーの出張旅費も削減され、前週末と当日の事務局の準備と後片付けの負荷も約50%軽減された。

例2:日本食研ホールディングス株式会社
経営会議資料をPDF配信することによって、1回あたりの会議で700枚以上の紙の節約に成功。さらに、議事録配信や印刷などに要していた時間が3時間以上短縮された。

例3:生活協同組合連合会コープネット事業連合
年間130万ページを超える紙資料が不要になり、用紙・コピー代だけで約240万円のコスト削減効果が生まれた。これに会議準備に携わる職員の人件費、資料の郵送費の抑制効果などを加えると、当初考えていた以上の膨大なコスト削減に成功。

STEP2:セキュリティ対策の確認

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「ペーパーレス会議」では、サーバを介して会議資料を共有することから、セキュリティが万全でなければなりません。したがって、閲覧メンバーの制限や外部転送、ダウンロード禁止設定の確認は必須事項になります。

セキュリティ対策さえ強化してしまえば、むしろこれまでの「紙」の資料を使っていた時より安全性は増します。何故なら「紙」の場合、自宅に持ち帰る際に紛失して、他社への情報漏えいに繋がる恐れがあるからです。

そういった事故を阻止するために、ペーパーレス会議システムによるセキュリティ対策に一切の不安が残らないよう、安心して導入するために十分な確認をしていきましょう。

STEP3:「ペーパーレス会議」の“前後”までフォローする

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「ペーパーレス会議の利点は会議中のみならず」というのはもうお分かり頂けたと思います。資料の準備や事後の工程も効率化させなければ導入する意味がありません。

まず、会議を開く前に参加者に対して資料の提出方法、ファイル形式などについて周知させましょう。既存のテンプレートの利用に加えて、会議資料・議事録のタイトルについて、会議後の検索・分類を念頭に置いて統一したルールを作成するということが大事です。

また、会議後の資料閲覧についても、参加者限定なのか、そうでないのかという閲覧するメンバーの制限範囲を事前に決めておきましょう。そうすることで、会議終了後、スムーズに資料案内や報告ができるようになります。

STEP4:会議専用デバイスの統一

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最後に、「ペーパーレス会議」専用で使用するデバイスを決めます。現在ではiPadの導入が主流ですが、その際に参加人数分の機器導入コストだけではなく、iPadを使ったことがない不慣れなメンバーがいるかどうかを事前に調査しておきましょう。その結果が、iPadに慣れてもらうための「講習会」を開く余地があるかどうか、という検討材料になるのです。

加えて、デバイスを決める際には、自社がどのようなペーパーレス会議システムを取り入れていきたいのか考えておく必要があります。例えば、会社によって、テレビ会議や音声会議といった遠隔会議システムと組み合わせるペーパーレス会議システムを導入しています。これは、外に出向いている社員がいる場合、各拠点間での「ペーパーレス会議」を実現したい時に有効となるのです。

“ペーパーレス”で無駄を省き、より効果的な会議を

「紙」も大切な資料の形態ですが、会社を運営するうえで、労力と費用を多大に削減できるペーパーレス効果は絶大です。

また、「ペーパーレス会議」を導入する際に行うこの4つのステップ自体も、現在の会社のコストを精査する、大切な作業工程にもなります。

今を知り、未来の事業発展へ繋いでいくため、ペーパーレス会議システム導入で、より効果的なチームミーティングをおこなっていきましょう。

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