COLUMN
2016.09.13

また「お世話になっております」?ちょっと気の利いたビジネスメールのあいさつ10選

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ビジネスメールのあいさつ文は、どうしてみな、そろいもそろって「お世話になっております」から始まるのでしょうか。正直、もう見飽きたよという方も多いのでは?

(正直、「世話になんかなっていないんだけど…」と思う人も多いのでは?)

「お世話になっております」以外にも、あいさつ文として使える、丁寧な表現の言い回しはたくさんあります。いつもの表現に嫌気がさしたら、少し違った言い回しのあいさつ文でこなれたビジネスメールを送ってみませんか?

「初めてご連絡いたします」

まだ取り引きがない、初めてやり取りを行う相手には、「お世話になっております」よりも「はじめまして」の意味を込めた言葉のほうが丁寧な印象になります。“初めてご連絡いたします。○○社の~と申します。”と続けていくと、同時に自己紹介もできてスマートなメール文にすることができます。

しかし、過去に自分以外でやり取りがないかどうかは調べる必要があり、過去にやり取りのある相手に送ってしまった場合はとても失礼にあたるので注意しましょう。

「おはようございます」

朝にメールを送る際に便利な表現です。“おはようございます。ご返信ありがとうございました。”などと続けていくと、メールの返信が翌日になってしまっても、スムーズに気持ちよくやり取りをおこなうことができます

また、「お世話になっております」よりも、その時の状況が表れていて、相手に対して丁寧な印象を与えることができます。ただし、メールの送り先が海外の場合は時差があるので注意しましょう。

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「いつもお心遣いいただき、ありがとうございます」

普段からやり取りの多い相手に対しては使い勝手の良い表現です。

その中でも特に融通を利かせてほしい相手に送ると効果的でもあります。「いつもお心遣いいただき」と入れることで、メールを受け取った相手は「心遣いを示さなくては」と多少、心を広くもってくれることも。

ただ、あまりに無理難題を要望する際や、相手にかなりの負担を負わせてしまうような時は、それを強いているように捉えられかねないので、使うべきではありませんね。

「大変ご無沙汰しております」

しばらく連絡をとっていなかった相手には、「お世話になっております」よりも「ご無沙汰しております」を用いたほうが丁寧な印象になります。

久しぶりに会う人には、「お久しぶりです」や「ご無沙汰しております」という言葉を使いますよね。メールも同じで、長い間連絡をとっていなかった相手にはこの表現を使うと、「連絡はしていなかったけど忘れてはいないよ」という気持ちも伝えることができます。他の社員はやり取りがあったけれども、自分自身がメールするのは久しい場合にも最適です。

「早速お返事をいただきまして、ありがとうございます」

こちらがメールを送ってから相手の返信が早かった場合や、期限を決めていてそれより早く返事をもらった場合などは、この表現を使うことで相手は「早く返事をしてよかった」「気持ちの良いやり取りができた」と好印象をもってくれるでしょう。

ただし、受け取る相手によっては、“早速”という言葉はもっと早く返事が欲しかったという皮肉なのだろうかと、不快感をもつ人もいるかもしれません。相手の性格や仕事の進行状況によって使い分けましょう。

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「重ね重ね申し訳ありません」

相手の返信を待たずにこちらから再度メールを送らなければいけない時は、「何度もメールをしてしまい申し訳ない」という気持ちを伝える表現を使うとよいでしょう。返信もしていないのに相手からメールがどんどんくるのは、誰だって不快に感じます。

メールボックスはほとんどの場合新着順に並んでいますから、それが再度来たメールなのかどうか確認する手間が相手にかかります。「重ね重ね申し訳ありません」という言葉を始めにもってくれば、これは2通目以降のメールだと相手も把握できるので、ストレスが軽減されるでしょう。

「先ほどはありがとうございました」

つい数時間前に会議やミーティングをした相手や、電話で話をした相手に使うとよい表現です。先ほどまでのやり取りへの感謝を伝えられますし、自分がその会議や電話の相手ということも伝わります。

また「さっきの話の続きだな」と相手が察することができ、ある程度、内容を省略しても要件は伝わりやすくなります。初めに感謝の気持ちを述べることで「丁寧な人だな」「心づかいができる人だな」と相手の印象もよくなるでしょう。

「お問い合わせありがとうございます」

相手から質問が来た場合は、「お問い合わせ」という言葉を用いてまずは「連絡してきてくれてありがとう」という気持ちを伝えましょう。これが「お世話になっております」という表現だと、定型文でなんだか冷たい印象になってしまいます。

「お問い合わせありがとうございます」と書いたほうが、相手に対して「きちんと対応してくれそうだ」「頼れそうだ」と信頼感を与えることができ、任せてもらえる内容も大きくなることも。「ご質問ありがとうございます」というように言葉を代えて使ってもよいですね。

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「いつもお引き立ていただきありがとうございます」

日ごろからよくやり取りをしている得意先に対しては、こちらの表現を使ってみてはいかがでしょうか。「お世話になっております」よりも親しみを感じられますし、つねに感謝しているという気持ちも伝わります。

ここで注意したいのは、得意先でも、直近にトラブルがあって関係が悪くなっていないかということです。関係が悪くなっている相手には、まずはトラブルに対する謝罪が必要ですから、こちらの表現は適さないでしょう。

「その節は大変お世話になりました」

こちらは、「ご無沙汰しております」と合わせて使うと効果的です。“ご無沙汰しております。○○社の~です。その節は大変お世話になりました。”といった言い回しにすることで、久しく連絡を取っていない相手にも失礼なくメールを送ることができます。

また、「その節はお世話になりました」と入れることで、相手がもし自分のことを忘れていたとしても、何かやり取りがあったのだなと思い出すきっかけにつながります

ただし、本当に「その節」が過去にあった場合にのみ使える表現で、特にやり取りや関係がなかった相手には、何のことだろうと不信感につながってしまうので注意しましょう。

まとめ

初めてメールをする相手なのに、「お世話になっております」はなんだか違和感がある、いつもこの定型文ばかりで飽きてきた、そんなビジネスパーソンにおすすめの10の表現、いかがでしたか?

どれも今日からすぐ使えるものばかり。相手との関係や状況に合わせて使い分けることで、メールを送る相手を気遣った文章を送ることができます。少し表現を変えるだけで、デキるビジネスメールに変わる便利な表現なので、覚えておいて損はありませんよ。

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